Rechnungen per E-Mail immer bedeutsamer – Rechts-Tipps vom BMWi

Ein häufiges Ziel eines intensivierten E-Mail-Marketings ist “Kosteneinsparung”. Torsten Schwarz von Absolit führte in Sherpa-Keynote kürzlich noch die Erfahrung aus dem eigenen Posteingang an, dass der Rechnungs-Versand zunehmend per E-Mail statt per Post verschickt wird – wer die Briefform bevorzugt, muss einen entsprechenden Obolus für Papier & Porto entrichten. Statistiken bestätigen dies: in 2009 wuchs die elektronische Rechnungsabwicklung in Europa um 40%.

ibi Research veröffentlicht nun im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie die 4-teilige Informationsreihe “Elektronische Rechnungsabwicklung – einfach, effizient, sicher“, die sich an KMUs richtet, die von einer Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse – z. B. per E-Mail – profitieren möchten.

Die E-Mail spielt bei elektronischen Rechnungen naturgemäß eine besonders wichtige Rolle. Allerdings müssen eine Reihe rechtlicher Voraussetzungen berücksichtigt werden, damit E-Mail-Rechnungen rechtskonform sind. Einige Facs aus dem nun erschienenen, 142 Seiten starken 1. Teil “Rahmenbedingungen und Marktüberblick“.:

• Das UstG fordert die Zustimmung des Rechnungsempfängers für Rechnungen per E-Mail (§ 14 Abs. 1 Satz 2 UstG)
• Ein Schweigen seitens des Empfängers gilt hierbei bereits als Annahme
• Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts müssen gewährleistet sein (§ 14 Abs. 3 UstG)
• Dies kann z. B. durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach § 2 Nr. 3 SigG geschehen